Problemet
Før systemet blev udviklet, havde Relationsformidlerne behov for et enkelt, men stærkt værktøj til at bevare overblikket over mange opgaver, kunder og konsulenter. Oplysninger om år, måned, kunde, sted, økonomi, status og tilknyttede konsulenter var ikke samlet i ét struktureret system, og fakturering foregik separat i økonomisystemet.
Det gjorde det vanskeligt hurtigt at se, hvilke opgaver der er planlagt, hvem der er involveret, hvad der er faktureret, og hvad der er betalt. Skiftet mellem opgavestyring og økonomisystem skabte ekstra manuelt arbejde og risiko for fejl og gjorde daglig administrativ opgavestyring mere tidskrævende og mindre gennemsigtig.
Målet med projektet
Målet var at udvikle en simpel, overskuelig og webbaseret applikation, der giver Relationsformidlerne fuldt overblik over opgaver, kunder, konsulenter, status og økonomi – og samtidig reducerer friktion omkring fakturering.
Systemet skulle samle alle opgave- og kundeoplysninger ét sted, gøre det muligt hurtigt at finde og filtrere opgaver på tværs af centrale parametre, understøtte gennemsigtighed i status- og betalingsforløb og gøre det muligt at oprette og håndtere fakturaer direkte fra opgavestyringssystemet via e-conomic med automatisk afspejling af betalinger i opgavestatus.
Løsningen
Løsningen er et internt, webbaseret opgavestyringssystem, der administreres af Relationsformidlerne og er integreret med e-conomic via deres API. Systemet er desktop-first, men responsivt, og i første version er det kun administrative brugere, der kan logge ind via e-mail og password.
Applikationen introducerer centrale objekter som kunder, opgaver, konsulenter, økonomi og statusser og giver et konsistent datagrundlag, der kan udvides over tid.
- Kunder som selvstændige objekter, der kan genbruges på tværs af opgaver
- Strukturerede opgaver med tidsreference, kunde, sted, økonomi, konsulenter og status
- Økonomioversigt og fakturering, hvor opgaver danner grundlag for fakturaer i e-conomic
- Globalt status-system med standardstatusser og central administration
- Statushistorik og synlighed af betalinger via to-vejs integration til e-conomic
- Arkivering frem for sletning, så afsluttede opgaver bevares i et arkiv-view
Hvordan systemet fungerer
Systemet er bygget som en webapplikation, hvor interne administratorer arbejder i et samlet overblik, der er tæt koblet til økonomisystemet via API. Opgaver og kunder registreres ét sted, og økonomidata bruges direkte til fakturering.
- Input og dataregistrering gennem kunde- og opgaveoprettelse med dynamisk kundesøgning
- Overblik, søgning og filtrering via en samlet tabeloversigt med global søgning, kombinerbare filtre og gruppering
- Fakturering via e-conomic, hvor relevante oplysninger sendes direkte fra opgavestyringssystemet til økonomisystemet
- To-vejs integration, hvor betalingsinformation hentes tilbage og automatisk opdaterer opgavestatus
- Et tydeligt opgaveflow fra oprettelse til arkivering, hvor økonomisk fremdrift afspejles i status
Projektets nuværende status
Systemet er implementeret som en intern webapplikation hos Relationsformidlerne og taget i brug af de administrative brugere. Løsningen understøtter login for admin-rollen og de beskrevne kernefunktioner til oprettelse, visning, søgning, filtrering, gruppering, statusstyring, historik og arkivering af opgaver.
Den to-vejs integration til e-conomic er etableret, så fakturering kan initieres direkte fra systemet, og betalinger kan bruges til automatisk statusopdatering. Da systemet er for nyligt implementeret, indsamles der fortsat data og erfaringer med brugen og de økonomiske effekter.
Centrale indsigter fra projektet
Projektet viser, at et relativt simpelt, men velstruktureret opgavestyringssystem kan skabe væsentlig værdi for interne, administrative processer – især når det kobles direkte til økonomisystemet.
Ved at definere klare objekter (kunder, opgaver, konsulenter, statusser og økonomi) og kombinere dem med en to-vejs integration til e-conomic opnås et samlet økonomisk overblik, reduceret manuelt arbejde og bedre kontrol over betalinger.
Andre organisationer kan lære, at en fokuseret opgavestyringsløsning med integreret økonomiflow kan være et stærkt alternativ til at arbejde i adskilte værktøjer, særligt når målet er at bevare domænespecifik struktur og samtidig udnytte et etableret økonomisystem via API.
Fremtidigt potentiale
Systemet er designet med en klar og udvidbar struktur, hvilket giver flere realistiske udviklingsmuligheder, der kan bygge videre på den eksisterende e-conomic-integration.
- Udvidet synkronisering af økonomidata, fx gebyrer, kreditnotaer eller delbetalinger
- Flere rapporter og dashboards, der kombinerer opgave- og betalingsstatus på tværs af kunder og perioder
- Nye funktioner i opgavestyringssystemet, fx vedhæftninger, gemte views og eksport til CSV/Excel
- Nye brugertyper og integrationer, fx konsulent-login og kobling til andre relevante systemer
Med den nuværende arkitektur, fokus på enkelhed og den etablerede to-vejs integration til e-conomic står opgavestyringssystemet som et solidt fundament, der kan skaleres og udbygges i takt med, at Relationsformidlernes behov udvikler sig.
